Personal Map – Biopark

Alexandre Vignado

Introdução

Neste artigo, vou explicar como usamos os Mapas Pessoais do Management 3.0 para aproximar a equipe e unir as pessoas para lidar com conflitos que impactam as atividades como equipe.

Contexto da Equipe

Esta equipe era composta por 8 pessoas que, além de funcionários do Biopark, eram estudantes de um curso de gestão de projetos. Eles tinham o desafio de desenvolver duas soluções em sistemas relacionados à logística e investimentos. Eles trabalharam juntos por quase 1 ano para criar essas duas soluções. Enfrentaram desafios relacionados ao engajamento entre si e à compreensão do negócio, enquanto equilibravam o tempo aprendendo a arte da gestão de projetos. Gradualmente, introduzimos conteúdo relacionado à agilidade e o Management 3.0 sempre foi uma referência, principalmente para melhorar o aspecto comportamental entre eles como equipe. Conforme o desenvolvimento dos projetos avançava, implementamos mais práticas de gestão de projetos, Management 3.0 e comportamentais, sempre visando melhorar a qualidade do trabalho da equipe, tanto em termos de técnica quanto de comportamento.

Explicação: Mapas Pessoais

O Mapa Pessoal é uma ferramenta do Management 3.0 baseada em informações pessoais que visa reduzir a distância pessoal entre os membros da equipe. A ferramenta é bastante simples, mas tem um efeito poderoso.

Por que decidi usar esta prática?

Recebi relatos de mais de um membro da equipe de que conflitos estavam ocorrendo diariamente. Esses conflitos não estavam relacionados ao trabalho em si, mas aos diferentes perfis das pessoas. Decidi usar a prática para unir as pessoas porque, com o mapa pessoal, elas poderiam encontrar muitas coisas em comum, quebrando barreiras devido à falta de comunicação.

Como usei esta prática

Pedi a cada membro da equipe que criasse um Mapa Pessoal usando uma folha de papel ou online. Sugeri as seguintes categorias, mas instruí que poderiam criar quantas quisessem.

Educação
Valores
Casa
Família
Hobbies
Metas
Trabalho
Amigos

Modelo de Mapa Pessoal que algumas pessoas usaram

Expliquei a dinâmica e as principais vantagens de usá-lo, seja individualmente ou como equipe. Depois que todos montaram seu mapa, todos apresentaram, revelando muitas coisas em comum, incluindo coisas íntimas que não haviam compartilhado com o resto da equipe. Foi interessante que depois surgiram discussões sobre temas comuns: Algumas pessoas gostavam dos mesmos livros, dos mesmos filmes, tinham os mesmos hobbies ou haviam vivido situações semelhantes em suas vidas. No final da prática, expliquei como eles poderiam usar isso quando a equipe estivesse mais antiga. Sugeri que, se as pessoas da equipe não conhecessem pelo menos metade dos itens nas categorias propostas, deveriam realizar a prática nessas equipes também. Encerrei a prática reforçando como ela ajuda a aproximar equipes remotas, principalmente ao revelar questões culturais que não são facilmente percebidas quando não trabalhamos juntos.

Minhas aprendizagens como facilitador

Foi de imenso valor liderar a prática, pois senti que a equipe se sentiu aberta para compartilhar. Descobrimos muitas coisas em comum e dias depois recebi a informação de que os conflitos haviam diminuído, afinal, agora tinham mais coisas em comum. Aproveitei a prática para revisar meu próprio “Mapa Pessoal”, pois um dos alunos fez um mapa enorme, com muitas informações relevantes, indo além do esperado. Foi sensacional!

Próximos Experimentos com Esta Prática

Sempre tento explicar aos participantes o propósito da prática e como eles podem usá-la. Acredito que os Mapas Pessoais são uma ferramenta poderosa para lidar com conflitos. Podemos entender e conhecer melhor as pessoas e introduzir pequenas mudanças no ambiente que aproximarão as pessoas, reduzindo os conflitos. Em um experimento futuro com esta prática, seria interessante personalizar as sessões de mapa pessoal com aspectos do próprio trabalho, por exemplo, “Gestão”, “Liderança”, “Treinamento” e “Reuniões” e cada um poderia revelar o que pensa ou sente sobre esses temas, criando uma espécie de mapa pessoal que seria muito útil para entender o ambiente (ou como a pessoa vê o ambiente em que está). Atualmente é difícil separar o ambiente profissional do pessoal, já que somos a mesma pessoa vivendo em ambientes diferentes, então entender o que as pessoas são, tanto no ambiente pessoal quanto no profissional, e como esses dois mundos coexistem é extremamente importante e apoia a geração de um ambiente de transparência e confiança.

Referências:

Práticas do Management 3.0
Mapas Pessoais

Artigo elaborado como parte do processo para a certificação Management 3.0 Practitioner

O artigo foi escrito como parte do processo de certificação do Management 3.0 Practitioner

Introduction

In this article, I will explain how we use the Management 3.0 Personal Maps to bring the team closer together and bring people together to deal with conflicts impacting activities as a team.

Team Context

This team was made up of 8 people who, in addition to Biopark employees, were students of a project management course. They had the challenge of developing two solutions in systems related to logistics and investments. They worked together for almost 1 year to create these two solutions. They faced challenges related to engagement with each other, and understanding the business while balancing time learning the art of project management. Gradually we introduced content related to agility and Management 3.0 has always been a reference, mainly to improve the behavioral aspect among them as a team. As the development of the projects progressed, we implemented more project management, management 3.0, and behavioral practices, always aiming to improve the quality of the team’s work, both in terms of technique and behavior.

Explanation: Personal Maps

The Personal Map is a Management 3.0 tool based on personal information that aims to reduce the personal distance between team members. The tool is quite simple, but it has a powerful effect.

Why did I decide to use this practice?

I received reports from more than one team member that conflicts were occurring daily. These conflicts were not related to the work itself but to the different profiles of people.

I decided to use the practice to bring people together because, with the personal map, they could find many things in common, breaking barriers due to lack of communication.

How did I use this practice

I asked each team member to create a Personal Map using a sheet of paper or online. I suggested the following categories but instructed that they could create as many as they wanted.

Education
Values
Home
Family
hobbies
Goals
Job
Friends

Personal Map template that some people used

I explained the dynamics and main advantages of using it, either individually or as a team.

After everyone put together their map, they all presented, revealing many things in common, including intimate things they hadn’t shared with the rest of the team.

It was interesting that later discussions emerged on common themes: Some people liked the same books, the same movies, had the same hobbies, or had lived through similar situations in their lives.

At the end of the practice, I explained how they could use this when the team is old. I suggested that, if the people on the team didn’t know at least half of the items in the proposed categories, they should run the practice on these teams as well.

I ended the practice by reinforcing how it helps to bring remote teams closer, mainly by revealing cultural issues that are not easily perceived when we don’t work together.

My learnings as a facilitator

It was of immense value to lead the practice as I felt that the team felt open to sharing. We discovered many things in common and days later I received the information that the conflicts had decreased, after all, they now had more things in common.

I took advantage of the practice to review my own “Personal Map”, since one of the students made a huge map, with a lot of relevant information, going beyond what was expected. It was sensational!

Next Experiments with This Practice

I always try to tell participants the purpose of the practice and how they can use it. I believe that Personal Maps is a powerful tool for dealing with conflicts. We can understand and get to know people better and introduce small changes in the environment that will bring people closer by reducing conflicts.
In a future experiment with this practice, it would be interesting to customize the personal map sessions with aspects of the work itself, for example, “Management”, “Leadership”, “Training”, and “Meetings” and each one could reveal what they think or feel about these themes, creating a kind of personal map that would be very useful for understanding the environment (or how the person sees the environment they are in).
Nowadays it is difficult to separate the professional environment from the personal one, since we are the same person living in different environments, so understanding what people are, both in the personal and professional environment, and how these two worlds coexist is extremely important and supports the generation of an environment of transparency and trust.

References: