OKRs Definition With Management 3.0 - ATMA

Alexandre Vignado

Introdução

Neste artigo, vou explicar como organizamos os OKRs em conjunto com as práticas de Management 3.0.

Contexto da Equipe

Esta equipe era composta por 20 pessoas, divididas em 3 squads com atribuições muito específicas. Eles eram responsáveis por um aplicativo de meditação, onde os assinantes têm acesso a música e som para meditar, além de meditações guiadas. Enquanto um Squad era responsável por ações voltadas para atrair novos clientes, o segundo Squad trabalhava para mantê-los no aplicativo e o terceiro Squad cuidava de todos os aspectos técnicos do próprio aplicativo. Houve muitos desafios relacionados à integração dessas pessoas, pois possuíam perfis muito diferentes. Além disso, tinham uma maturidade baixa em Agilidade. Por ser um mercado muito específico, ainda enfrentavam dificuldades para entender o cliente. No lado técnico, tiveram que refazer o aplicativo mais de uma vez devido à troca de fornecedores – enquanto também precisavam manter os clientes satisfeitos. Como responsável pela Agilidade nesta equipe, além de treinamento relacionado a Métodos Ágeis e técnicas de negócios, introduzi práticas de Management 3.0 para lidar com várias questões, como conflitos, falta de um ambiente seguro, transparência e confiança.

Explicação: OKR?

OKRs (Objectives and Key Results) são um framework de definição e acompanhamento de progresso em direção a objetivos de negócios. O objetivo dos OKRs é alinhar objetivos individuais, de equipe e organizacionais a uma visão compartilhada e ajudar as equipes a focar seus esforços em alcançar resultados mensuráveis que movam a empresa para frente.

O Management 3.0 recomenda o OKR como uma prática, pois nos ajuda a alinhar restrições, um dos pilares do Management 3.0. Ele também inclui 12 regras de métricas que ajudam na criação de boas métricas e evitam armadilhas.

Ao definir objetivos específicos e desafiadores e definir resultados-chave que medem o progresso em direção a esses objetivos, os OKRs ajudam as organizações a permanecerem focadas e alinhadas com o que realmente importa. Eles também incentivam a transparência, a responsabilidade e a melhoria contínua, fornecendo um framework para avaliação e feedback contínuos. Além disso, os OKRs podem ajudar a promover uma cultura de colaboração e trabalho em equipe, incentivando indivíduos e equipes a trabalharem em direção a objetivos comuns alinhados com a estratégia geral da empresa.

Por que decidimos usar essa prática?

Há várias razões pelas quais a equipe desenvolvendo o aplicativo de meditação ATMA poderia se beneficiar ao usar OKRs (Objectives and Key Results) para organizar seus objetivos e acompanhar o progresso. Primeiro, os OKRs podem ajudar a equipe a priorizar seu trabalho e focar nos objetivos mais importantes que impulsionarão o sucesso do aplicativo. Com tantos recursos e melhorias potenciais, pode ser fácil para a equipe perder de vista o que realmente importa.

Em segundo lugar, os OKRs podem fornecer um framework para medir o progresso em direção a esses objetivos e responsabilizar a equipe por alcançá-los. Ao definir resultados-chave específicos e mensuráveis que estão ligados ao objetivo geral de melhorar o engajamento do usuário, a equipe pode garantir que estejam fazendo progresso significativo em direção aos seus objetivos.

Por fim, o uso dos OKRs pode ajudar a manter a equipe motivada e engajada, fornecendo um sentido claro de propósito e direção. Quando todos na equipe entendem para o que estão trabalhando e como seu trabalho contribui para o sucesso geral do aplicativo, é mais provável que se sintam realizados e satisfeitos em seus papéis. No geral, o uso dos OKRs pode ajudar a equipe ATMA a permanecer focada, alinhada e motivada, e, em última análise, levar a um aplicativo mais bem-sucedido.

Como usamos essa prática

A equipe já tinha um histórico de falta de priorização, com muitos problemas surgindo diretamente da gestão de forma desorganizada.

Eu ministrei treinamento sobre OKRs, tanto sobre a criação e redação de OKRs quanto sobre as 12 regras para métricas. O principal objetivo do treinamento era, inicialmente, fornecer essa visão de que os OKRs precisam ser construídos pela própria equipe, mas sem esquecer o alinhamento com a área de negócios.

Percebemos que os próprios objetivos de negócios não estavam tão claros para a equipe, então foi hora de aumentar também esse entendimento e alinhamento de propósitos.

Com a ajuda das 12 regras para métricas e alguns modelos de OKRs já no formato correto, utilizamos isso para criar nosso primeiro ciclo, composto por 2 objetivos com 3 Krs em cada um. Acompanhamos os primeiros 3 meses com reuniões quinzenais em conjunto com cerimônias da equipe – que utilizavam Scrum. No final do ciclo, coletamos feedback e ajustamos nosso rumo para o próximo ciclo.

Como já tínhamos introduzido o Feedback Wrap para a equipe anteriormente, tornou-se muito mais fácil gerar esses feedbacks de fim de ciclo de forma construtiva para melhorar os OKRs no próximo ciclo.

Minhas aprendizagens como facilitador

A dinâmica de criação de OKRs é sempre um desafio e associar essa prática com as outras durante cerca de uma semana, foi possível não apenas entender melhor a equipe, mas ajudá-los a pensar corretamente sobre o que queriam buscar em termos de objetivos e resultados no próximo trimestre. Foi essencial esclarecer o que motivava a equipe para que os OKRs fizessem sentido e gerassem um senso de pertencimento.

Próximos Experimentos com Esta Prática

Eu sempre tento explicar aos participantes o propósito da prática e como eles podem usá-la. Não é fácil implementar OKRs em toda a organização, mas quando uma equipe começa a se destacar no uso correto, é natural notar problemas nas estratégias de negócios. Com isso, um grande experimento seria levar o conhecimento de OKRs e das 12 regras para métricas para os C-Levels e desenvolver OKRs estratégicos, não apenas os táticos, operacionais e pessoais. Mostrar os resultados da equipe local já implementada ajudaria a levar isso para a alta gestão porque já possui evidências criadas.

Referências:

Artigo elaborado como parte do processo para a certificação Management 3.0 Practitioner

Article was written as part of the Management 3.0 Practitioner certification process

Introduction

In this article, I will explain how we organize OKRs in conjunction with Management 3.0 practices

Team Context

This team consisted of 20 people, divided into 3 squads with very specific assignments. They were responsible for a meditation application, where subscribers have access to music and sound to meditate, in addition to guided meditations. While a Squad was responsible for actions aimed at bringing in new customers, the second Squad worked to keep them in the application and the third Squad took care of all the technical aspects of the application itself. There were many challenges related to the integration of these people, as they have very different profiles. In addition, they had a low maturity in Agility. Because it is a very specific market, they still faced difficulties in understanding the customer. On the technical side, they had to redo the application more than once due to switching suppliers – while also having to keep customers satisfied. As responsible for Agility in this team, in addition to training related to Agile Methods and business techniques, I introduced Management 3.0 practices to deal with various issues, such as conflicts, lack of a safe environment, transparency, and trust.

Explanation: OKR?

OKRs (Objectives and Key Results) are a goal-setting framework used to define and track progress toward business objectives. The purpose of OKRs is to align individual, team, and organizational goals to a shared vision and to help teams focus their efforts on achieving measurable results that move the company forward.

Management 3.0 recommends OKR as a practice as it helps us align constraints, one of the pillars of Management 3.0. It also includes 12 metrics rules that help in creating good metrics and avoiding pitfalls.

By setting specific, challenging objectives and defining key results that measure progress towards those objectives, OKRs help organizations stay focused and aligned on what truly matters. They also encourage transparency, accountability, and continuous improvement by providing a framework for ongoing evaluation and feedback. Additionally, OKRs can help foster a culture of collaboration and teamwork by encouraging individuals and teams to work towards common goals that are aligned with the company’s overall strategy.

Why do we decide to use this practice?

There are several reasons why the team developing the ATMA meditation app could benefit from using OKRs (Objectives and Key Results) to organize their goals and track progress. First, OKRs can help the team prioritize their work and focus on the most important objectives that will drive the success of the app. With so many potential features and improvements, it can be easy for the team to lose sight of what matters.

Second, OKRs can provide a framework for measuring progress towards these goals and holding the team accountable for achieving them. By setting specific, measurable key results that are tied to the overall objective of improving user engagement, the team can ensure that they are making meaningful progress toward their goals.

Finally, using OKRs can help keep the team motivated and engaged by providing a clear sense of purpose and direction. When everyone on the team understands what they are working towards and how their work contributes to the overall success of the app, they are more likely to feel fulfilled and satisfied in their roles. Overall, using OKRs can help the ATMA team stay focused, aligned, and motivated, and ultimately lead to a more successful app

How did we use this practice

The team already had a history of lack of prioritization, with many issues coming directly from management in a disorganized way.

I gave training on OKRs, both on creating and writing OKRs and on the 12 rules for metrics. The main objective of the training was, at first, to give this vision that OKRs need to be built by the team itself, but without forgetting the alignment with the business area.

We realized that the business objectives themselves were not so clear to the team, so it was time to also increase this understanding and purpose alignment.

With the help of the 12 rules for metrics and some OKR templates already in the correct format, we used it to create our first cycle, composed of 2 objectives with 3 Krs in each one. We followed up the first 3 months with biweekly meetings in conjunction with team ceremonies – which used Scrum. At the end of the cycle, we collect feedback and adjust our route for the next cycle.

As we had previously introduced Feedback Wrap to the team, it made it much easier to generate these end-of-cycle feedbacks in a constructive way to improve OKRs in the next cycle.

My learnings as a facilitator

Dynamics of creating OKRs is always a challenge and associating this practice with the others for about a week, it was possible not only to better understand the team but to help them think properly about what they wanted to look for in terms of objectives and results in the next quarter. It was essential to clarify what motivated the team so that the OKRs made sense and generated a sense of belonging.

Next Experiments with This Practice

I always try to tell participants the purpose of the practice and how they can use it. It is not easy to implement OKRs throughout the organization, but when a team starts to stand out in the correct use, it is natural to notice problems in the business strategies. With that, a great experiment would be to take the knowledge of OKRs and the 12 rules for metrics to the C-Levels and develop strategic OKRs, not just the tactical, operational, and personal ones. Showing the results of the local team already implemented, would help to take it to the top management because it already has evidence created.

References: