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Resumo rápido: Em um time de 8 pessoas (estagiários do Biopark), o Delegation Poker ajudou a clarificar expectativas, reduzir conflitos sobre papéis e criar um Delegation Board revisado a cada 2–3 sprints.

Introdução

Neste artigo, vou explicar por que usamos Delegation Poker com uma equipe de estagiários do Biopark.

Contexto da Equipe

A equipe tinha 8 pessoas, funcionárias do Biopark e estudantes de gestão de projetos, desafiadas a desenvolver duas soluções (logística e investimentos) durante quase um ano. Havia dificuldades de engajamento, entendimento do negócio e equilíbrio entre estudo e entrega.

Introduzimos gradualmente agilidade e práticas do Management 3.0 para fortalecer o aspecto comportamental, além de práticas de gestão para elevar qualidade técnica e colaboração.

Explicação: o que é Delegation Poker

É uma ferramenta para facilitar a conversa e a decisão sobre delegação de tarefas e responsabilidades. Permite que cada pessoa explicite seu nível de conforto com diferentes níveis de delegação, promovendo alinhamento e transparência.

Por que decidimos usar essa prática?

A equipe vivia conflitos de papéis nas trocas de função ao longo do projeto. O Delegation Poker trouxe uma estrutura para conversas francas, esclarecendo expectativas, reduzindo ambiguidade e empoderando o time a assumir a posse do trabalho.

Discutindo preferências e preocupações, identificamos pontos que precisavam de clareza e estabelecemos entendimento compartilhado do papel de cada pessoa.

Como usamos esta prática

Apresentamos o propósito e o fluxo da atividade. Para cada tarefa ou responsabilidade, cada pessoa escolheu uma carta (nível de delegação). Em seguida, debatemos escolhas e racional — explicitando divergências e ajustando a distribuição de responsabilidades.

O resultado foi um acordo prático sobre quem decide, consulta, executa ou delega, reduzindo atritos e aumentando a colaboração.

Quais decisões foram tomadas?

A cada 2–3 sprints havia job rotation (Scrum Master, Product Owner, devs), o que gerava conflitos por crenças diferentes sobre “o que cada função faz”. Criamos um Delegation Board para registrar responsabilidades por tema (ex.: cerimônias, definição de backlog, alinhamento com stakeholders, qualidade técnica), com revisões periódicas.

O quadro serviu como fonte única de verdade: ao mudar papéis, o acordo permanecia estável (ou com ajustes mínimos), preservando previsibilidade e autonomia.

Minhas aprendizagens como facilitador

A estrutura do Delegation Poker facilita um diálogo produtivo. Escuta ativa e flexibilidade foram essenciais para adaptar a atividade ao grupo e tornar a decisão mais inclusiva. Ganhei repertório para lidar com papéis, conflitos e combinados.

Próximos Experimentos com Esta Prática

Além de papéis e responsabilidades, podemos aplicar Delegation Poker a combinados comportamentais (ex.: quem cuida do calendário niko-niko; quem puxa workshops de engajamento). Associar Delegation Poker + Delegation Board amplia transparência e reduz conflitos baseados em opinião.

Referências

Obs.: Artigo elaborado como parte do processo para a certificação Management 3.0 Practitioner.

TL;DR: With an 8-person trainee team we used Delegation Poker to clarify expectations, reduce role conflicts, and maintain a reviewed-every-2–3-sprints Delegation Board.

Introduction

In this article, I explain why we used Delegation Poker with a team of Biopark trainees.

Team Context

The team had 8 people (Biopark employees and project-management students) building two solutions (logistics and investments) over almost a year. There were engagement, business-understanding, and study-vs-delivery challenges.

We gradually introduced agility and Management 3.0 practices to strengthen behavioral aspects and raise technical quality and collaboration.

Explanation: Delegation Poker

A facilitation tool to discuss and decide on task/role delegation. Each member expresses their comfort with different delegation levels, promoting alignment and transparency.

Why did we use this practice?

Role swaps during the project triggered role conflicts. Delegation Poker provided a structured, open conversation, clarifying expectations and empowering ownership.

By surfacing preferences and concerns we identified where clarity was needed and built a shared understanding of each person’s role.

How did we use this practice?

We introduced the tool and process. For each task/responsibility, everyone chose a card (delegation level), then we discussed choices and reasoning—resolving disagreements and adapting how we distribute responsibilities.

The outcome was a practical agreement on who decides, who is consulted, who executes, and what gets delegated—less friction, more collaboration.

What decisions were made?

Every 2–3 sprints we had job rotation (Scrum Master, Product Owner, dev team), which led to clashes due to different beliefs about each role. We created a Delegation Board mapping responsibilities by theme (e.g., ceremonies, backlog definition, stakeholder alignment, technical quality) and reviewed it regularly.

The board became a single source of truth: when roles changed, the agreement remained stable (or needed minor updates), preserving predictability and autonomy.

My learnings as a facilitator

Delegation Poker’s structure enabled productive dialogue. Active listening and flexibility helped tailor the session and make decisions more inclusive. It improved my facilitation skillset for roles, conflicts, and working agreements.

Next Experiments with This Practice

Beyond roles and responsibilities, apply it to behavioral agreements (e.g., who maintains the niko-niko calendar, who leads engagement workshops). Pairing Delegation Poker + Delegation Board increases transparency and reduces opinion-based conflict.

References

Article was written as part of the Management 3.0 Practitioner certification process.