Delegation Poker – Biopark

Alexandre Vignado

Introdução

Neste artigo, vou explicar por que usamos Delegation Poker com uma equipe de Estagiários do Biopark

Contexto da Equipe

Esta equipe era composta por 8 pessoas que, além de funcionários do Biopark, eram estudantes de um curso de gestão de projetos. Eles tiveram o desafio de desenvolver duas soluções em sistemas relacionados à logística e investimentos. Eles trabalharam juntos por quase 1 ano para criar essas duas soluções. Enfrentaram desafios relacionados ao engajamento entre si, entendimento do negócio enquanto equilibravam tempo e aprendiam a arte da gestão de projetos. Gradualmente, introduzimos conteúdo relacionado à agilidade e o Management 3.0 sempre foi uma referência, principalmente para melhorar o aspecto comportamental entre eles como equipe. Conforme o desenvolvimento dos projetos avançava, implementamos mais práticas de gestão de projetos, management 3.0 e comportamentais, sempre visando melhorar a qualidade do trabalho da equipe, tanto em termos técnicos quanto comportamentais.

Explicação: Delegation Poker

O Delegation Poker é uma ferramenta usada para facilitar a discussão e a tomada de decisões em torno da delegação de tarefas e responsabilidades dentro de uma equipe. Permite que os membros da equipe expressem seu nível de conforto com diferentes níveis de delegação e promove transparência e alinhamento nas práticas de delegação.

Por que decidimos usar essa prática?

Usamos o Delegation Poker porque ajuda a esclarecer as expectativas em torno da delegação de tarefas e responsabilidades dentro de uma equipe, garantindo que todos estejam na mesma página e que haja transparência no processo de tomada de decisão. Também incentiva a comunicação aberta e capacita os membros da equipe a assumir a responsabilidade por seu trabalho, levando a uma dinâmica de equipe mais colaborativa e eficaz.

Utilizei o Delegation Poker em uma equipe que estava passando por conflitos relacionados a papéis e responsabilidades durante um projeto de desenvolvimento de software. Essa ferramenta nos permitiu ter uma conversa aberta e honesta sobre como poderíamos distribuir melhor as tarefas e delegar responsabilidades de maneira justa e eficaz para todos. Ao discutir nossas preferências e preocupações, conseguimos identificar áreas em que precisávamos de mais clareza e estabelecer um entendimento compartilhado do papel de cada membro da equipe.

Além de esclarecer expectativas e reduzir conflitos, o Delegation Poker também nos ajudou a melhorar nossa dinâmica geral de equipe. Ao incentivar a colaboração e a comunicação, conseguimos trabalhar juntos de forma mais eficaz e nos apoiar na conquista de nossos objetivos. Isso levou a um ambiente de trabalho mais positivo e produtivo, o que, por sua vez, resultou em um resultado de projeto bem-sucedido. Em suma, o Delegation Poker foi uma ferramenta valiosa para lidar com os conflitos que enfrentamos e melhorar o desempenho e a coesão de nossa equipe.

Como usamos esta prática

Para abordar os conflitos relacionados a papéis e responsabilidades em nossa equipe de desenvolvimento de software, decidi usar o Delegation Poker. Primeiro, apresentei a ferramenta à equipe e expliquei seu propósito e benefícios. Em seguida, fornecei uma visão geral do processo, que envolveu cada membro da equipe classificando seu nível de conforto com diferentes níveis de delegação.

Em seguida, iniciamos a atividade selecionando uma tarefa ou responsabilidade para delegar. Cada membro da equipe recebeu um conjunto de cartas representando diferentes níveis de delegação, variando de “dizer” a “delegar completamente”. Cada pessoa foi solicitada a selecionar a carta que melhor refletisse seu nível de conforto com a tarefa atribuída. Em seguida, discutimos nossas escolhas individuais e o raciocínio por trás delas.

Através dessa discussão, conseguimos identificar áreas onde havia discordância ou confusão e trabalhar para esclarecer expectativas. Também identificamos áreas onde certos membros da equipe estavam mais confortáveis em assumir mais responsabilidade e conseguimos ajustar nossas práticas de delegação de acordo. Ao final da atividade, havíamos estabelecido um entendimento compartilhado do papel e das responsabilidades de cada pessoa, reduzindo conflitos e promovendo a colaboração.

Quais decisões foram tomadas?

Como expliquei no início do artigo, a equipe, além de trabalhar, estudou gestão de projetos. Então, a cada 2 ou 3 sprints, trocavam de papéis para simular e entender melhor cada um.
Na primeira Sprint, a Pessoa A foi o Scrum Master, enquanto a Pessoa B foi o Product Owner e os outros foram a equipe responsável pelo desenvolvimento. Algumas sprints depois, esses papéis mudaram, como a Pessoa C assumindo o papel de Scrum Master e a Pessoa A se tornando Product Owner, e a Pessoa B se tornando parte da equipe de desenvolvimento.
Como cada pessoa tinha uma crença diferente do que cada um deveria fazer, sempre tivemos conflitos nessas trocas de papéis. Usamos então o Delegation Board para abordar esses conflitos e chegar a um acordo comum que não mudava (ou tinha mudanças mínimas) quando ocorriam mudanças nas atribuições.
Abaixo está a tabela mostrando os principais temas e quem atuaria em qual papel. A cada 2 ou 3 sprints, o quadro era revisado e mais funções eram detalhadas.

Minhas aprendizagens como facilitador

Como facilitador da atividade Delegation Poker, aprendi muito sobre a importância da comunicação e transparência nas práticas de delegação. Descobri que ao fornecer uma estrutura estruturada para discutir papéis e responsabilidades, consegui facilitar uma conversa mais produtiva e colaborativa entre os membros da equipe.

Também aprendi a importância da escuta ativa e da flexibilidade na abordagem. Ao prestar muita atenção nas preferências e preocupações de cada membro da equipe, pude adaptar a atividade para atender às necessidades do grupo e promover um processo de tomada de decisão mais inclusivo. No geral, facilitar a atividade Delegation Poker me permitiu melhorar minhas habilidades de facilitação e promover uma dinâmica de equipe mais positiva e eficaz.

Próximos Experimentos com Esta Prática

Sempre tento explicar aos participantes o propósito da prática e como eles podem usá-la. Não devemos subestimar o poder do Delegation Poker. Apesar de ser simples, tem o potencial de favorecer a auto-organização, especialmente em equipes que podem decidir o que fazer. Como próximo experimento, sugiro usar a prática associada não apenas com papéis e responsabilidades, mas também com outras questões comportamentais, para decidir, por exemplo, quem ficará responsável por acompanhar o calendário niko-niko ou quem buscará workshops de engajamento com a equipe. Existem muitas atividades que precisamos fazer como equipe e nem sempre está claro quem deve fazê-las ou quem delega para quem. Usar o Delegation Poker + Delegation Board para fornecer transparência reduzirá conflitos baseados em crenças ou opiniões.

Referências:

Artigo elaborado como parte do processo para a certificação Management 3.0 Practitioner

O artigo foi escrito como parte do processo de certificação Management 3.0 Practitioner

Introduction

In this article, I will explain why we use Delegation Poker with a team of Trainees from Biopark

Team Context

This team was made up of 8 people who, in addition to Biopark employees, were students of a project management course. They had the challenge of developing two solutions in systems related to logistics and investments. They worked together for almost 1 year to create these two solutions. They faced challenges related to engagement with each other, understanding the business while balancing time, and learning the art of project management. Gradually we introduced content related to agility and Management 3.0 has always been a reference, mainly to improve the behavioral aspect among them as a team. As the development of the projects progressed, we implemented more project management, management 3.0, and behavioral practices, always aiming to improve the quality of the team’s work, both in terms of technique and behavior.

Explanation: Delegation Poker

Delegation Poker is a tool used to facilitate discussion and decision-making around the delegation of tasks and responsibilities within a team. It allows team members to express their level of comfort with different levels of delegation and promotes transparency and alignment in delegation practices.

Why do we decide to use this practice?

We use Delegation Poker because it helps to clarify expectations around the delegation of tasks and responsibilities within a team, ensuring that everyone is on the same page and there is transparency in the decision-making process. It also encourages open communication and empowers team members to take ownership of their work, leading to a more collaborative and effective team dynamic.

I utilized Delegation Poker in a team that was experiencing conflicts related to roles and responsibilities during a software development project. This tool allowed us to have an open and honest conversation about how we could better distribute tasks and delegate responsibilities in a way that was fair and effective for everyone. By discussing our preferences and concerns, we were able to identify areas where we needed more clarity and establish a shared understanding of each team member’s role.

In addition to clarifying expectations and reducing conflict, Delegation Poker also helped us to improve our overall team dynamic. By encouraging collaboration and communication, we were able to work together more effectively and support each other in achieving our goals. This led to a more positive and productive work environment, which ultimately resulted in a successful project outcome. Overall, Delegation Poker was a valuable tool for addressing the conflicts we faced and improving our team’s performance and cohesion.

How did we use this practice

To address the conflicts related to roles and responsibilities in our software development team, I decided to use Delegation Poker. First, I introduced the tool to the team and explained its purpose and benefits. Then, I provided a brief overview of the process, which involved each team member rating their level of comfort with different levels of delegation.

Next, we started the activity by selecting a task or responsibility to delegate. Each team member was given a set of cards representing different levels of delegation, ranging from “tell” to “delegate completely”. Each person was asked to select the card that best reflected their comfort level with the given task. We then discussed our individual choices and the reasoning behind them.

Through this discussion, we were able to identify areas where there was disagreement or confusion and work to clarify expectations. We also identified areas where certain team members were more comfortable taking on more responsibility and were able to adjust our delegation practices accordingly. By the end of the activity, we had established a shared understanding of each person’s role and responsibilities, reducing conflict and promoting collaboration.

What decisions were made?

As I explained at the beginning of the article, the team, in addition to working, studied project management. Then every 2 or 3 sprints, they switched roles to simulate and understand each one better.
In the first Sprint, Person A was the Scrum Master, while Person B was the Product Owner and the others were the team responsible for development. A few sprints later, these roles changed, such as Person C taking on the role of Scrum Master and Person A becoming Product Owner, and Person B becoming part of the development team.
As each person had a different belief of what each one should do, we always had conflicts in these exchanges of roles. We then used the Delegation Board to address these conflicts and have a common agreement that did not change (or had minimal changes) when changes in assignments occurred.
Below is the table showing the main themes and who would act in what role. Every 2 or 3 sprints the board was revised and more functions were detailed.

My learnings as a facilitator

As the facilitator of the Delegation Poker activity, I learned a lot about the importance of communication and transparency in delegation practices. I found that by providing a structured framework for discussing roles and responsibilities, I was able to facilitate a more productive and collaborative conversation among team members.

I also learned the importance of active listening and being flexible in my approach. By paying close attention to each team member’s preferences and concerns, I was able to adapt the activity to meet the needs of the group and promote a more inclusive decision-making process. Overall, facilitating the Delegation Poker activity allowed me to improve my facilitation skills and foster a more positive and effective team dynamic.

Next Experiments with This Practice

I always try to tell participants the purpose of the practice and how they can use it. We shouldn’t underestimate the power of Delegation Poker. Despite being simple, it has the potential to favor self-organization, especially in teams that can decide what to do. As a next experiment, I suggest using practice associated not only with roles and responsibilities, but also other behavioral issues, to decide for example who will take care of keeping up with the niko-niko calendar, or who will seek engagement workshops with the team. There are many activities that we need to do as a team and it is not always clear who should do it or who delegates to whom. Using the Delegation Poker + Delegation Board to provide transparency will reduce conflicts based on beliefs or opinions.

References: