Celebration Grid in the Retrospective – VIVO

Alexandre Vignado

Introdução

Neste artigo, discutirei como conduzir uma Retrospectiva em uma equipe ágil na Vivo Telefónica usando a prática “Celebration Grid” do Management 3.0.

Contexto da Equipe

Este Squad era uma equipe com demandas estruturantes, onde era complexo implementar agilidade, pois tínhamos muitas dependências de outras áreas, principalmente porque envolvia demandas que modificavam ou interferiam na arquitetura usada por milhões de clientes. Devido a esse ambiente complexo, muitas coisas falharam, mas nem tudo era visto negativamente, pois tínhamos que experimentar, testar e corrigir para avançar rapidamente apesar de todos os ambientes complexos. Além dos desafios de dar visibilidade aos projetos, também precisávamos dar visibilidade a todas as nossas conquistas e lições aprendidas, mesmo que através dos erros que também geravam essas lições aprendidas.

Explicação: Celebration Grid?

A prática tem como objetivo nos incentivar a celebrar nossas conquistas (celebração), mas encoraja a equipe a refletir sobre os aprendizados, pensando no que foi bom e no que poderia ser melhorado para a próxima sprint (grid).

Com a cerimônia, a equipe organiza ideias e prepara novos experimentos para o próximo ciclo.

Por que decidimos usar esta prática?

Estamos no contexto de uma empresa com muita hierarquia e burocracia, mas que também passou (e continua passando) por uma transformação digital. Temos equipes ágeis que precisam entregar mais rápido, melhor e com qualidade.

A ideia de trazer o Celebration Grid é mostrar como podemos criar um ambiente seguro para inovar enquanto exploramos nossa rede interna para quebrar a burocracia e estrear relacionamentos entre as pessoas.

A expectativa da prática é, no final, fazer com que a equipe entenda que pode ir além das barreiras pré-definidas pela organização, visando a melhoria contínua em seus processos e entregas.

Como usamos esta prática?

Usei o Celebration Grid em uma Retrospectiva no final de uma Sprint. Reuni a equipe e fiz uma apresentação explicando como a prática funciona e como eles deveriam preencher o painel.

Usamos o Google Jamboard para realizar a prática online (já que parte da equipe estava em outra cidade).

Itens identificados pela equipe ao longo da prática

Já tínhamos uma lista de ações de uma retrospectiva anterior, mas com o Celebration Grid foi possível identificar o que havíamos melhorado, até mesmo pontos que, mesmo negativos, haviam contribuído positivamente para a equipe.

Algo interessante que surgiu na reunião foi o impacto da saída de 3 pessoas da equipe, que, apesar de ser positiva para os profissionais, impactou a equipe de várias maneiras que não tínhamos visão antes da prática.

Além disso, percebemos falhas em fazer o certo. Realizamos certas atividades seguindo exatamente o processo definido pela empresa e mesmo assim falhamos. Foi uma oportunidade incrível discutir os itens, gerando planos de ação até para situações que a equipe anteriormente considerava fechadas.

Minhas aprendizagens como facilitador

Foi muito valioso apresentar esta prática. Percebi que a equipe estava 100% focada na retrospectiva, sem distrações, ao contrário de outras ferramentas tradicionais para Retrospectivas.

Ao mesmo tempo, pude treinar e aprimorar meu conhecimento do Celebration Grid, pois tive que preparar o material antecipadamente.

Próximos Experimentos com Esta Prática

A mudança na forma como a retrospectiva ocorreu foi notável, então, para o próximo experimento, usaria a prática em outros momentos, não apenas fechando sprints, mas fechando ciclos de OKRs, ou projetos que não necessariamente usam agilidade ou mesmo em momentos que indicam que a equipe precisa parar para celebrar aprendizados. Mesmo quando tudo é positivo, certamente há algo que precisa ser compartilhado e acabamos esquecendo.

Referências:

Artigo elaborado como parte do processo para a certificação Management 3.0 Practitioner

O artigo foi escrito como parte do processo de certificação do Management 3.0 Practitioner

Introduction

In this article, I will discuss how to conduct a Retrospective in an agile team at Vivo Telefónica using the “Celebration Grid” practice of Management 3.0

Team Context

This Squad was a team with structuring demands, where it was complex to implement agility since we had many dependencies from other areas, mainly because it involved demands that modified or interfered with the architecture used by millions of customers. Due to this complex environment, many things failed but not everything was seen negatively, as we had to experiment, test and fix to move forward quickly despite all the complex environments. In addition to the challenges of giving visibility to projects, we also needed to give visibility to all our achievements and lessons learned, even if through the mistakes that also generated these lessons learned.

Explanation: Celebration Grid?

The practice aims to encourage us to celebrate our achievements (celebration) but encourages the team to reflect on the learnings, thinking about what was good and what could be improved for the next sprint (grid).

With the ceremony, the team organizes ideas and prepares new experiments for the next cycle.

Why do we decide to use this practice?

We are in the context of a company with a lot of hierarchy and bureaucracy, but which has also undergone (and continues to undergo) a digital transformation. We have agile teams that need to deliver faster, better, and with quality.

The idea of bringing Celebration Grid is to show how we can create a safe environment to innovate while exploring our internal networking to break bureaucracy and debut relationships between people.

The expectation of the practice is, in the end, for the team to understand that it can go beyond the barriers pre-defined by the organization, aiming at continuous improvement in its processes and deliveries.

How did we use this practice?

I used the Celebration Grid in a Retrospective at the end of a Sprint. We got the team together and I gave a presentation explaining how the practice works and how they should fill out the panel.

We used Google Jamboard to carry out the online practice (since part of the team was in another city).

Items identified by the team throughout the practice

We already had a list of actions from a previous retrospective, but with Celebration Grid it was possible to identify what we had improved, even points that, even negative, had positively contributed to the team.

Something interesting that emerged at the meeting was the impact of the departure of 3 people from the team which, despite being positive for the professionals, impacted the team in several ways that we had no vision of before the practice.

In addition, we perceive failures in doing the right thing. We perform certain activities following exactly the process defined by the company and even then we fail. It was an incredible opportunity to discuss the items, generating action plans even for situations that the team previously considered closed.

My learnings as a facilitator

It was very valuable to present this practice. I noticed that the team was 100% focused on the retrospective, without distractions, unlike other traditional tools for Retrospectives.

At the same time, I was able to train and improve my knowledge of Celebration Grid as I had to prepare the material in advance.

Next Experiments with This Practice

The change in the way the retrospective took place was notable, so for the next experiment, I would use the practice at other times, not only closing sprints, but closing OKRs cycles, or projects that do not necessarily use agility or even in moments that indicate that the team needs to stop to celebrate learning. Even when everything is positive, there is certainly something that needs to be shared and we end up forgetting.

References: